O Tribunal Regional Eleitoral do Ceará (TRE-CE) iniciou nessa quarta, 11/1, a digitalização dos documentais vitais do Arquivo Central, por meio da contratação da Tempo Real Produção e Comunicação Ltda., que possui experiência nos trabalhos de higienização, limpeza, restauração e digitalização de arquivos.

A medida é decorrente da necessidade de preservação do acervo do Tribunal, identificada pela Seção de Apoio à Gestão Documental, da Coordenadoria de Gestão da Informação. O serviço inicia pelos documentos mais importantes e insubstituíveis da Instituição, que terão especial proteção dentre o acervo permanente em cumprimento ao Programa de Gestão Documental disposto na Resolução nº 807/2021.

A digitalização dos documentos visa à garantia do direito de acesso à informação e a preservação do acervo documental enquanto patrimônio público da história política e social do Estado do Ceará e abrigo da memória institucional, conforme previsto na Resolução nº 898/2022, que estabeleceu a Política de Gestão Documental do TRE-CE.

As atividades, com previsão de conclusão em 5 meses, objetivam também a adoção de repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), em software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões abertos de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Após implantado, o RDC-Arq garantirá a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade, quando aplicável e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

A chefe da SAGED, Maryane Parente, ressalta que o serviço é fundamental para preservação do acervo arquivístico e histórico, bem como da memória eleitoral. Além disso, destaca a relevância da parceria com a Secretaria de Tecnologia da Informação no compartilhamento de saberes, objetivando a proteção do patrimônio arquivístico da Justiça Eleitoral do Ceará.

A Gestão Documental no TRE-CE

O Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Ceará, iniciado em 2017, já destinou à reciclagem mais de 100 toneladas de papel referente aos documentos que cumpriram seu prazo de guarda. Os procedimentos de eliminação de documentos adotados visam ao cumprimento das boas práticas de gestão documental, à organização e arquivamento dos documentos produzidos, à redução de custos com armazenamento do acervo documental arquivístico, bem como a respeito do caráter socioambiental de descarte de documentos.

Também objetiva a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos e/ou processos administrativos e judiciais, assegurando a recuperação das informações de forma ágil e eficaz, visando também o melhor uso do espaço físico, além de proporcionar melhor acondicionamento dos expedientes, contribuindo para sua conservação.

Aprovada em 18 de agosto do último ano, a Resolução 898/2022 estabeleceu a Política de Gestão Documental do TRE-CE, tendo entre seus princípios a implementação de estratégias para manutenção, custódia e preservação segura dos documentos arquivísticos em ambientes físicos e digitais, e o fomento à pesquisa e a consulta ao acervo documental, preferencialmente via rede mundial de computadores, promovendo o intercâmbio de informações e conhecimentos.

A Gestão Documental no TRE-CE é gerida pela Coordenadoria de Gestão da Informação, unidade encarregada do planejamento e da implantação de suas ações, bem como da disseminação das técnicas e da cultura arquivística no âmbito da Justiça Eleitoral no Ceará.