A Seção de Protocolo, Expedição e Arquivo, da Coordenadoria de Apoio Administrativo, produziu um vídeo comemorativo ao Dia Internacional de Arquivos, celebrado nesta quinta-feira, 9 de junho, no qual Aline Corteletti, ilustradora da página @ilustraclementine, conta com humor e cearensidade a destinação dos documentos presentes no Arquivo da Justiça Eleitoral.

O vídeo se insere na 6ª Semana Nacional de Arquivos, promovida pelo Arquivo Nacional, cujo tema proposto pelo ICA - Conselho Internacional de Arquivos em 2022, que é #SomosArquivo, e está disponível no canal do TRE-CE no YouTube, no Instagram e no Facebook. Curta e compartilhe!

O Conselho Internacional de Arquivos (ICA) convida a sociedade civil a entender como as práticas arquivísticas influenciam o que está dentro ou fora do “documento de arquivo”, como nossa prática reflete os preconceitos profissionais e como os documentos nos impactam com as histórias que contam. Os arquivos contêm as histórias do passado, do presente e, eventualmente, do futuro dos indivíduos. Eles nos ajudam a entender quem somos e o que pretendemos ser. Entendendo o que as histórias dos arquivos refletem, quem está incluído? Quem não está? Será que certas comunidades marginalizadas querem estar documentadas nos “arquivos institucionais”?

Confira a Programação da 6ª Semana Nacional de Arquivos.

O Arquivo do TRE-CE

O Arquivo da Sede do TRE-CE abriga aproximadamente 940.000 processos e documentos que contam e provam a história e os atos do Tribunal. Desde 2011, a Seção de Arquivo do Regional (SEARQ) trabalha na classificação destes documentos, a fim de analisar o conteúdo e a relevância para a Instituição. Depois de classificados, é feita a seleção e triagem dos documentos, sendo destinados para guarda permanente, cumprimento de tempo de guarda na fase intermediária ou descarte após o prazo estipulado na legislação.

Existem 40.000 documentos e processos considerados de guarda permanente, os quais são preservados em definitivo. Tratam-se de documentos que remontam ao ano de 1934, tais como mapas totalizadores de eleições, alistamentos eleitorais, atas de sessão, acórdãos, processos eleitorais, fotografias e notícias produzidas e conservadas no âmbito das atividades administrativas e das eleições cearenses, que também possuem valor histórico. Há também no acervo documentos anteriores à criação da Justiça Eleitoral em 1932, como processo de 1915, títulos de eleitores de 1916 e Livro de Termos de Alistamento de Eleitores de 1920 a 1925.

Os processos em fase intermediária somam mais de 900.000 protocolos, os quais estão sujeitos a consultas e desarquivamentos. Nesta categoria, estão os documentos que comprovam o cumprimento de deveres e garantem direitos de pessoas e de instituições.

Além do acervo do Arquivo Central, milhares de documentos estão distribuídos nas unidades da Secretaria, em fase corrente.

Nas Zonas Eleitorais o Arquivo é composto por aproximadamente 17.000 caixas, sendo quase a totalidade de processos judiciais de guarda permanente, dos quais aproximadamente 100 caixas contém documentos históricos.

Preservação

Em 2021 foi realizada a restauração de documentos arquivísticos por meio da contratação da Associação de Pais e Amigos do Deficiente Auditivo (APADA), que efetuou a higienização e restauração de parte do acervo, a fim de minimizar os impactos do tempo e de condições adversas do ambiente refletidos em danos físicos e químicos nos processos.

Este ano foi iniciado o processo licitatório para digitalização do acervo, prioritariamente dos documentos vitais os quais devem ser protegidos por meio de medidas especiais com vistas a resguardar informações essenciais para o funcionamento do Tribunal, conforme disposto na Resolução TSE n^o 23.379/2012.

Difusão

O Projeto Arquivo Vivo consiste no resgate do acervo histórico e na difusão do acervo arquivístico através de entrevistas com personalidades que se inserem no contexto da Justiça Eleitoral do Ceará como eleitores, mesários, candidatos, servidores, magistrados e promotores.

Gestão Documental

Nos últimos 5 anos, 94.000 documentos foram avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos como descartáveis, presidida pela Coordenadoria de Apoio Administrativo, conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. Esses descartes foram devidamente publicados em editais de eliminação de documentos. O material, que totalizou aproximadamente103,8 toneladas, doadas às associações de catadores de recicláveis (SOCREP e ASCAJAN), imprimindo responsabilidade socioambiental.

Além dos documentos em suporte físico (papel), o TRE-CE produziu, de 2013 a maio deste ano, 195.456 processos natos digitais e digitalizados, que também precisam ser preservados com confiabilidade, autenticidade, organicidade, acessibilidade e unicidade.

Texto: SEPEA/COAPA

Vídeo: Maryane Lima Parente e @ilustraclementine