2024

Uma nova figura administrativa foi criada para gerir o Arquivo e o Programa de Gestão Documental. Ao Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ), compete:

I - promover a implantação de uma metodologia de migração de suporte informacional, resultando na otimização dos espaços destinados ao arquivo, na melhoria do acesso e da segurança das informações e na implantação de uma sistemática digital que venha a substituir os procedimentos fundamentados no papel;

II - elaborar tabelas de temporalidade, de acordo com a definição prévia dos critérios a serem considerados, regulamentados em lei ou por comissão designada para este fim;

III - receber, registrar, classificar e armazenar documentos e processos que lhe forem encaminhados pelas secretarias, inclusive os processos judiciais e demais documentos oriundos da Secretaria Judiciária Única de 1ª e 2º Graus, responsabilizando-se pela sua organização, manutenção e guarda;

IV - registrar o arquivamento dos processos de competência originária deste Tribunal no SEI e no Sistema de Controle de Arquivo - SIARQ, promovendo, quanto ao último, a sua atualização diária;

V - propor, mediante informação periódica à unidade coordenadora, o remanejamento, a doação ou a destruição de documentos e processos, não considerados de relevância histórica e cujo prazo de conservação haja expirado, solicitando, após a autorização da Diretoria-Geral, a designação de comissão para fiscalizar a execução dessas atividades;

VI - atender e orientar os públicos interno e externo no tocante à pesquisa e consulta de documentos e processos arquivados, providenciando, quando necessária, a extração de cópias, com a devida cautela quanto à reprodução de documentos do Tribunal;

VII - gerenciar o empréstimo e a devolução de documentos e processos, possibilitando segurança, controle e celeridade quando da necessidade de localização;

VIII - manter a conservação, higienização, desinfecção e restauração de documentos e processos;

IX - conservar relações dos documentos e processos arquivados e dos que tenham sido destruídos ou destinados a outros locais de arquivamento;

X - encaminhar para encadernação, quando necessário, os documentos, processos e demais papéis considerados de relevância;

XI - elaborar certidões de atos e fatos relacionados ao ofício da Seção;

XII - propor políticas, normas e critérios específicos de organização, sistematização, acondicionamento, manuseio, preservação, acesso e de controle da gestão de documentos e informações arquivísticas do Tribunal, em quaisquer suportes ou sistemas eletrônicos utilizados; Resolução TRE-CE n.º 1001/2024 6

XIII - propor a elaboração e a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

XIV - prestar orientação técnica às unidades da Secretaria e Cartórios Eleitorais quanto à guarda, preservação, acesso e descarte de documentos arquivísticos;

XV - atuar de forma integrada com a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STI, visando ao desenvolvimento e a manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq - para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos eletrônicos produzidos e custodiados pelo Tribunal;

XVI - padronizar atos oficiais administrativos e outros documentos institucionais, quando solicitada; e

XVII - planejar, disponibilizar e atualizar os conteúdos da seção na página da Escola Judiciária Eleitoral Cearense na intranet e internet." (NR)

2023

Principais projetos realizados:

a) Digitalização de documentos do Arquivo Central

O TRE-CE iniciou, em janeiro de 2023, a digitalização de documentos vitais de seu Arquivo Central, mediante a contratação da empresa Tempo Real Produção e Comunicação Ltda., que possui experiência nos trabalhos de higienização, limpeza, restauração e digitalização de arquivos. A medida é decorrente da necessidade de preservação do acervo do Tribunal.

O serviço iniciou-se pelos documentos mais importantes e insubstituíveis da Instituição, que tiveram especial proteção dentre o acervo permanente em cumprimento ao Programa de Gestão Documental, disposto na Resolução TRE-CE nº 807/2021.

b) Repositório Arquivístico Digital – RDC-Arq

O TRE-CE conta com um ambiente de preservação digital do Patrimônio Arquivístico, onde disponibiliza para toda a sociedade seu acervo eletrônico com documentos de valor histórico, seguindo o compromisso do órgão com a garantia do direito de acesso à informação e com a conser­vação desse material enquanto legado da história política e social do Estado. O resgate de documentos com valor histórico-cultural, seguido de digitalização e sua inclusão na plataforma Atom (acrônimo para Access to Memory/Acesso à Memória), proporciona, além da difusão do patrimônio cultural arquivístico da Justiça Eleitoral do Ceará, o incentivo à pesquisa e ao fomento da produção científica.

c) Implantação do SEI Federação

Com o objetivo de promover uma melhor eficiência e integração com a sociedade, foi implan­tada a funcionalidade Federação no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Essa novidade permite o envio e recebimento de processos eletrônicos entre o TRE-CE e outras entidades que também utilizam a versão 4 do SEI.

d) Descarte ecológico de documentos

O Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ) promoveu vários descartes ecológicos de documentos oriundos de 27 zonas eleitorais.

Ao todo, foram 11.084 quilos de papel que foram destinados para reciclagem mediante doa­ção à Sociedade Comunitária de Reciclagem de Resíduos Sólidos do Pirambu (SOCRELP), conforme Contrato TRE-CE nº 66/2021, celebrado com a referida entidade.

Informações sobre o acervo

Documentos cumprindo fase intermediária no Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ), que possuem como destinação final a eliminação (documentos da SEPAG e da SOF, com prazo de guarda muito longo, até 95 anos de guarda): 10 mil protocolos, que estão acondicionados em 916 caixas poliondas, sendo 550 caixas da SGP e 366 caixas da SEPAG;

Documentos que possuem como destinação final a guarda permanente (SJU, COELE, SAREN): 30 mil protocolos, que estão acondicionados em 2958 caixas poliondas, sendo 2745 caixas da SJU, 102 caixas da SAREN, e 111 caixas da COELE.

Atividades do Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ)

O acervo documental do TRE-CE insere-se no Programa Nacional de Memória do Poder Judiciário (PRONAME), instituído no âmbito do CNJ - Conselho Nacional de Arquivos. A Resolução CNJ nº 324/2020 e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário sistematizam os procedimentos de Gestão Documental e Gestão da Memória no âmbito da Justiça brasileira. O Tribunal Superior Eleitoral, na Resolução TSE nº 23.379/2012, instituiu o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral, que define as responsabilidades deste Regional na sua gestão de documentos. Assim, a gestão documental é um recurso estratégico, que visa conferir aos documentos proteção adequada, acesso fácil e rápido às informações e redução do acervo documental de forma regular e controlada.

Nesse contexto, cabe-nos esclarecer que existe grande complexidade no planejamento e na execução das atividades do ARQ, o que demanda uma estrutura institucional e de pessoal condizente. Dentre as atividades realizadas pelo ARQ nos últimos anos, podemos citar:

A aprovação da Resolução TRE-CE nº 433/2011, que instituiu a Política de Gestão Documental, definidora da classificação de documentos, entre outras providências. A partir de então, foram classificados, organizados e catalogados 20 mil, 40 mil e 60 mil documentos e processos, em 2012, 2013 e 2014, respectivamente;

A SEPEA já realizou o descarte de 75 toneladas de documentos, entre 2017 e 2020. Até mesmo no período da pandemia da Covid-19, foram realizados os descartes de documentos sem mais valor das unidades administrativas da Sede do TRE-CE e das Zonas Eleitorais. Os descartes de documentos seguem todos os trâmites definidos nos normativos anteriormente citados. Os documentos descartados sofrem descaracterização (fragmentação mecânica) e são destinados à reciclagem. O material é doado para entidades de catadores em situação de vulnerabilidade econômica e social. Dessa forma, os procedimentos seguem critérios de sustentabilidade. Essas ações são amplamente divulgadas e recebem atenção e elogios de autoridades, servidores e comunidade em geral;

O ARQ coordena e participa dos procedimentos afetos aos descartes provenientes das 109 Zonas Eleitorais do interior e da capital. O trabalho consiste na definição, orientação e execução atinentes à identificação dos documentos, seleção física, confecção de Listas de descarte, publicação de Edital de ciência de eliminação e assinatura do Termo de descarte. A SEPEA acompanha os descartes e promove a relação do TRE-CE com instituições sem fins lucrativos de catadores de recicláveis. Conforme determina a legislação, no momento da execução do descarte, a SEPEA designa um servidor para fazer todo acompanhamento até a trituração dos documentos na ASCAJAN, verificando a pesagem do material descartado. Esses resultados, devidamente documentados, são informados ao CNJ, na forma de indicadores de sustentabilidade e de gestão documental.

Atividades realizadas em 2021

O trabalho na unidade de Arquivo é incessante, assim como os desafios dos sistemas de processos eletrônicos. As atividades que estão sendo realizadas no ano de 2021 podem ser resumidas da seguinte forma:

1- O Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ), Expedição e Arquivo é a responsável pela análise criteriosa da classificação de documentos. A classificação dos documentos é atividade intelectual de identificar todos os documentos produzidos pela instituição, distribuindo-os num quadro esquemático formado de classes e subclasses que levam em consideração todos os processos de trabalho, a arquitetura de processos, a estrutura funcional e as atividades relacionadas aos documentos. Essa classificação é então discutida no âmbito da CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que deve aprovar e submeter essa classificação na forma dos instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos, Índice Remissivo e Lista de Documentos Vitais (Resolução TSE nº 23.379/2012);

2- O Núcleo de Arquivo e Gestão Documental (ARQ) faz o acompanhamento das diretrizes de gestão documental do CNJ e do TSE. Anualmente é feito o diagnóstico de mensuração do acervo documental na Sede e nas Zonas Eleitorais. Outras demandas no TRE surgem periodicamente, o que exige a qualificação da experiência e da capacitação específica em gestão documental;

3- O Arquivo do TRE-CE promoveu uma série de capacitações com os professores Arquivistas Luiz Fernando Duarte de Almeida e Rita São Paio. Como resultados desses cursos, muitas práticas foram aperfeiçoadas, e atualmente o TRE-CE é uma referência nesta área, conforme visto pelos numerosos elogios feitos na divulgação de vídeo institucional sobre os descartes. Essa visibilidade é reconhecida pela comunidade dos arquivos e pelos gestores e autoridades da instituição (Juízes Membros);

4- Recentemente foi realizada a complexa atualização do Programa de Gestão Documental do TRE-CE, para atender todos os requisitos impostos pela Resolução CNJ nº 324/2020, sendo aprovada a Resolução TRE-CE nº 807/2021;

5- É de se frisar os desafios da implantação de sistemas de processo eletrônico, que requerem especial atenção da gestão documental. A Diretoria Geral do TSE encaminhou, via ofício, em 2019, as “Diretrizes para submissão de Instrumentos Arquivísticos”. No documento estão previstas diversas premissas para a elaboração das normas de Gestão Documental de cada Regional;

6- Outro ponto de crucial importância é a normatização e implantação do repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), conforme a Resolução CNJ nº 324/2020;

7 - Existem 35 Zonas Eleitorais que ainda não realizaram trabalho de descarte de documentos, o que deve ser feito neste ano não eleitoral, de forma a otimizar os espaços e dar mais condições de preservação para a documentação que requer guarda permanente;

8- Note-se a falta do recebimento dos documentos de guarda permanente das 106 zonas eleitorais restantes, já que foram recebidos os documentos de três Zonas Eleitorais que estavam em situação crítica de espaço crítico;

9- O próximo descarte de documentos arquivados na SEPEA será realizado brevemente, até julho de 2021, com 500 caixas poliondas e 37 mil documentos protocolizados;

10- Ocorrerá a mudança do acervo do Arquivo Central para a nova sede, o que representa uma tarefa de grande complexidade, pelo tamanho do acervo (7 mil caixas). Calcula-se um período mínimo de 20 dias úteis para essa atividade. Fato é que os protocolos de isolamento social e o afastamento de servidores em situação de risco pode afetar sobremaneira esse tipo de atividade especializada, pois requer cuidados especiais, pois há documentos históricos e de pessoal com grande importância para a garantia de direitos;

11- O Arquivo Central do TRE-CE possui 1.523 caixas de documentos, do período de 1960 a 2011, perfazendo 600 mil protocolos, os quais aguardam tratamento técnico (higienização, organização, classificação e catalogação). Note-se que em grande parte são documentos avaliados como de valor para a guarda permanente, o que requer cuidados especializados na conservação em caráter definitivo, conforme determina a legislação;

12- Existe grande volume de documentos com números de protocolos ainda em tramitação em unidades administrativas, que estão sendo encaminhados ao Arquivo, o que requer o registro e a organização dessa massa documental.